退職・外注終了のときに止めるアカウントの一覧と順番

小さな事業のIT・バックオフィス公開

この記事は特定の製品の使用レビューではありません。公式仕様と公的情報をもとに整理しています。 ・仕様の取得日

結論

  • 順番は ①サインインを止める → ②データとメールの行き先を決める → ③共有のパスワード・2要素認証を入れ替える → ④機器と物を回収する → ⑤一定期間の後に削除する です。
  • 最初にやるのは「削除」ではなく「停止」です。削除は、サービスによってはデータも一緒に消えます。停止なら戻せます。
  • 止める対象は、会社のディレクトリ（Microsoft 365やGoogle Workspace）に載っているアカウントだけではありません。ドメインの管理画面、サーバ、SaaS、機器の管理画面、共有のパスワードは別に止める必要があり、漏れやすいのはこちらです。
  • IPAの「組織における内部不正防止ガイドライン」（第5版）は、雇用終了時・契約終了時に、情報資産の返却または完全消去と、情報システムの利用者IDや権限の削除を求めており、利用者IDや権限の削除は「雇用終了直後に速やかに実施することが肝要」としています。外注先との契約終了も同じ扱いです。

退職者のメールやファイルを会社がどこまで見てよいか、いつまで保存するか、誓約書をどう交わすかは、法律と就業規則の問題です。この記事では扱いません。就業規則と、社会保険労務士・弁護士などの専門家に確認してください。

1. 全体の順番と、戻せるかどうか

順やることいつ戻せるか理由
0一覧を用意する（2節の表）退職・契約終了が決まった日—当日に探し始めると漏れる
1引き継ぎ：本人しか知らない管理者権限・2要素認証・契約の名義を洗い出し、別の管理者を足す最終日より前戻せる本人がいるうちにしかできない。管理者が本人だけのサービスは、止めた瞬間に誰も入れなくなる
2サインインを止める（停止・サインインのブロック）、ログイン中の端末からサインアウトさせる最終日の業務終了後戻せる削除と違い、データが残る
3メールの行き先を決める（転送、共有のメールボックス化、自動返信など）同日戻せる取引先からのメールを取りこぼさない
4ファイルの持ち主を移す。個人の領域に残った業務ファイルを、共有の場所へ同日〜数日戻せる個人が持ち主のファイルは、アカウントの削除で消えるサービスがある
5共有のパスワードを変える。共有の2要素認証（本人の端末に入っていたもの）を登録し直す同日戻せる本人の頭と端末に残っている
6グループ・共有フォルダ・チャットの名簿から外す。社外の共有（取引先の共有フォルダ等）からも外してもらう同日〜数日戻せる停止していても、名簿に残ると棚卸しのたびに迷う
7パソコン・スマートフォン・入館証・鍵の回収。私物の端末に入れた会社のアカウントの削除を確認最終日—IPAの同ガイドラインも、情報資産と入館証等の返却の確認を求めている
8アカウントの削除、ライセンスの解放社内で決めた保存期間の後戻せない（復元の猶予があるサービスもある）データの要否を確認してから

公式の手順も、止めるのが先で削除が最後という並びです。Microsoftは、元従業員の対応を「サインインのブロック → メールボックスの内容の保存 → モバイル端末の消去とブロック → メールの転送または共有メールボックス化 → OneDriveとOutlookのデータへのアクセスを別の従業員に渡す → ライセンスの削除 → アカウントの削除」の順で案内しています。Google Workspaceの管理者ヘルプは、元従業員のデータを残す方法として、停止、アーカイブ、他の利用者への移し替え、書き出しを挙げ、移し替えずに削除するとデータは削除されること、削除後に復元できるのは20日以内であることを示しています。

2. 止めるアカウントの一覧（記入して使う）

「載っている場所」の列が要点です。ディレクトリを止めれば一緒に止まるものと、1つずつ止めるものを分けます。

種類例載っている場所やること担当済
メール・グループウェア会社のメール、カレンダー、チャットディレクトリ停止 → 転送等 → 後日削除□
ファイル共有共有フォルダ、クラウドストレージディレクトリ／NAS本体グループから外す、持ち主を移す□
パソコンのサインイン会社のパソコンディレクトリ／端末ごと停止、端末の回収と初期化□
ディレクトリ連携のSaaS会社のアカウントでサインインしているサービスディレクトリ経由停止で入れなくなるかを確認。サービス側の席も外す□
個別登録のSaaS会計、請求、勤怠、デザイン、開発ツールなどサービスごと利用者から外す。管理者だった場合は先に別の管理者を足す□
ドメイン・DNS・サーバレジストラ、DNS、レンタルサーバ、クラウドの管理画面サービスごと利用者から外す。登録の連絡先メールが本人のアドレスなら変更する□
共有のパスワード共用アカウント、Wi-Fi、複合機・NAS・ルーターの管理画面台帳・パスワード管理ソフト変更。パスワード管理ソフトの共有の保管庫から本人を外す□
2要素認証共用アカウントの認証アプリ・SMSの宛先が本人の端末本人の端末最終日より前に、別の管理者の端末へ登録し直す。回復用コードを保管する□
社外のもの取引先の共有フォルダ、取引先のチャット、業界団体のサイト相手側相手に連絡して外してもらう。後任を伝える□
物パソコン、スマートフォン、入館証、鍵、USBメモリ—回収、初期化□

状況別：先に見る行

状況先に見る行理由
辞める人が、唯一のIT担当だったドメイン・DNS・サーバ、2要素認証、共有のパスワード管理者が1人のまま止めると、会社の誰も入れなくなる。最終日より前に、別の管理者を足して実際にサインインできるかを試す
外注の制作会社・保守会社との契約が終わるドメイン・DNS・サーバ、個別登録のSaaS契約の名義や登録の連絡先が外注先のままのことがある → 制作会社名義のドメインを自社名義にする段取り
急な退職で、引き継ぎの時間が無い順番の2（停止）と5（共有のパスワード）を当日中に。残りは一覧で追う停止は戻せるので、先に止めて困ることは少ない
共用のメールアドレス（問い合わせ窓口など）を本人が1人で見ていたメール転送先と、後任が過去のやり取りを読める形を先に決める

3. 失敗しやすい点

失敗の型起きる理由手当て
すぐに削除して、ファイルやメールが消える「止める＝削除」と思っている停止 → 移し替え → 保存期間の後に削除、の3段にする
個別登録のSaaSに席が残るディレクトリを止めれば全部止まると思っている一覧の「載っている場所」を埋める。半年に1回、各サービスの利用者の一覧と名簿を突き合わせる
共用アカウントの2要素認証が、退職者の端末に入ったまま設定した人の端末で登録した共用アカウントの認証は、管理者2人の端末に登録し、回復用コードを保管する → パスワード管理と2要素認証
ドメインの更新の通知が、退職者のアドレスに届き続ける登録の連絡先を個人のアドレスにしていた連絡先を役割のアドレス（管理用の共有アドレス）に変える → ドメインの更新を忘れたときの復旧
権限が個人に付いていて、外し漏れるフォルダごとに個人を足してきたグループに付け直す → 共有フォルダの権限設計

4. 当日の確認表

#確認すること済
1本人が唯一の管理者であるサービスが無い（別の管理者でサインインを試した）□
2ディレクトリのアカウントを停止し、端末からサインアウトさせた□
3メールの転送先・自動返信を設定し、テストのメールが届いた□
4個人の領域の業務ファイルの持ち主を移した□
5共有のパスワードと、共用アカウントの2要素認証を入れ替えた□
6一覧の「サービスごと」の行をすべて処理した□
7機器と入館証・鍵を回収した□
8削除の予定日を決め、一覧に書いた□

アカウント管理の土台を見直す場合は AD／Entra ID／何も入れないの判断表 へ。

出典（取得日: 2026-09-20）