共有Gmailを有料に変える前に

同じパスワードを皆で使っている

個人用Gmailにも、代理人へメールの閲覧・送信・削除を委任する機能があります。メールの代理権限と、会社全員のアカウントを発行・停止する管理権限は別です。

まず今の所有者が必要な権限を管理できるか確認します。それでは足りない会社側の要件がある場合に、製品比較へ進みます。

二人が返信した／誰も返信しなかった

受付時に担当を一人決め、休みの際の引継ぎ先を決める運用があるか確認します。それでも対応状況が分からないなら、担当・対応状況を共有する機能を比較する理由になります。人数分のアドレスを買うだけで解決するとは限りません。

退職者の代理アクセスを外したい

現在の所有者が代理人一覧を確認し、不要な権限を削除できるか確かめます。一件の権限削除で済むのか、今後は個人任せにせず会社で発行・停止を管理したいのかを分けます。

書類や他のアカウントも担当者任せ

どのサービスの所有者・管理者が誰か、社内で確認します。メールだけの変更で足りるとは限りません。必要な管理操作を具体化してから比較してください。