小さな事業のIT手帖

会社のITと契約の全体図困りごとから、部品へ、契約の台帳へ

メール・サイト・機器・回線の困りごとが、会社のどの契約や管理者に関係するかを確認する図です。調べたい部品から、確認項目と担当者への質問へ進めます。

会社のITと契約の全体図: 困りごと → 部品 → 契約の台帳 上の段は困りごと6つ（「NTTの者です」と電話や訪問が来る、電話機・複合機のリース満了・交換の話が来た、業者から「安くなる」と提案が来た、事務所を移転する、ITを見ていた人が辞める、INSネットの電話とFAXが終わる）。線は、その困りごとで決め直す部品へ。中の段は部品6つ（インターネット回線、電話、複合機、Wi-Fi、ホームページとメール、パソコンとアカウント）。どの部品も、下の段の契約の台帳に1行ずつ書き出す。 ① 困りごと（いま来ている話） 「NTTの者です」と 電話や訪問が来る 記事 → 電話機・複合機のリース 満了・交換の話が来た 期限: 満了日記事 → 業者から 「安くなる」と提案が来た 記事 → 事務所を 移転する 期限: 移転の日記事 → ITを見ていた人が 辞める INSネットの 電話とFAXが終わる 期限: 遅くとも2028年末記事 → インターネット回線 光回線とプロバイダ 電話 番号・電話機・携帯 複合機 コピー・FAX・スキャン Wi-Fi ルーター・セキュリティの箱 ホームページとメール 「@の後ろ」・サーバ・メール パソコンとアカウント 社員のログイン・書類・控え ② 決め直す部品 ③ 契約の台帳（1行＝1つの契約） 契約の台帳 7つの契約を、どこと・いつまで・月いくらの3つだけ。印刷用PDFとExcel版 →

1困りごとと、決め直す部品

  1. 「NTTの者です」と電話や訪問が来る。本物か分からないインターネット回線電話「NTTの者です」の電話が月に何度も来る。電話では何も決めず、請求書の番号で確かめる「NTTの代わりに点検します」の電話。折り返す人は、相手に「うちとはどの契約か」を先に言わせる
  2. 電話機・複合機のリースの満了や交換を勧められた期限: 満了日（通知に書いてある）電話複合機電話機の交換を勧められた。満了まで使うか交換かを、同じ12か月の比較表で決める複合機のリースが満了。再リースか入れ替えかを、同じ12か月の比較表で決める複合機のリースをすぐ解約したい。違約金の前に、受け取りの書類に判を押したかを見る
  3. 業者から「回線を替えると安くなる」「セキュリティの箱（UTM）を」と提案が来たインターネット回線電話Wi-Fi「回線を替えると安くなる」と言われた。続けるか替えるかを、同じ年数の総額の比較表で決める「セキュリティの箱（UTM）」をリースで勧められた。パソコン数台の会社に要るかは、社内の中身で決まるUTMの再リース・更新を迫られた、解約したい。中身の期限と満了日、やめたときの額で決める
  4. 事務所を移転する。電話番号・回線・複合機・Wi-Fi期限: 移転の日インターネット回線電話複合機Wi-Fi事務所の移転まで2か月。電話番号は残せるか、回線と電話はいつ誰に頼むか
  5. 電話やネットを見ていた人が辞めた。契約先が分からないインターネット回線電話複合機ホームページとメールパソコンとアカウント会社の電話・ネット・リースの契約先が分からない。前の担当が辞めた後に、どこに何を聞くか会社のメールを複数人で共有している。info@を残して個別管理する判断表
  6. INSネット（古いデジタルの電話回線）の電話とFAXが終わる期限: 遅くとも2028年末電話複合機INSネット（ISDN）が終わる。会社の電話・FAX・警備は、まず何がつながっているかを見る

2部品（6つ）

3契約の台帳

1行＝1つの契約7つの契約を、どこと・いつまで・月いくらの3つだけ。印刷用PDFとExcel版
上から、困りごと → 決め直す部品 → 契約の台帳。PCでは困りごとにマウスを置くと、その困りごとで決め直す部品への線に色が付きます。部品を押すと、下のその部品の欄へ移ります。

部品ごとに、台帳のどの行を見るか

インターネット回線光回線とプロバイダ

会社のネットの入口。NTTの回線か、NTTの回線を借りた別の会社の回線か。

契約の持ち主（よくある形）
契約したのは先代か前任者。窓口は地元の電話屋や代理店、のことがあります。
台帳の行
インターネット回線
この部品を決め直す困りごと
  • 「NTTの者です」と電話や訪問が来る。本物か分からない
  • 業者から「回線を替えると安くなる」「セキュリティの箱（UTM）を」と提案が来た
  • 事務所を移転する。電話番号・回線・複合機・Wi-Fi
  • 電話やネットを見ていた人が辞めた。契約先が分からない
記事

電話番号・電話機・携帯

代表番号と、会社の電話機と、会社名義の携帯電話。電話機はリースが多い部品です。

契約の持ち主（よくある形）
電話機は地元の電話屋のリース、番号はNTTなどの電話会社、と契約が分かれていることがあります。
台帳の行
電話の番号・電話機のリース・携帯電話
この部品を決め直す困りごと
  • 「NTTの者です」と電話や訪問が来る。本物か分からない
  • 電話機・複合機のリースの満了や交換を勧められた
  • 業者から「回線を替えると安くなる」「セキュリティの箱（UTM）を」と提案が来た
  • 事務所を移転する。電話番号・回線・複合機・Wi-Fi
  • 電話やネットを見ていた人が辞めた。契約先が分からない
  • INSネット（古いデジタルの電話回線）の電話とFAXが終わる
記事

複合機コピー・FAX・スキャン

事務機の会社のリースと保守。FAXは電話の番号を使います。

契約の持ち主（よくある形）
事務機の会社。リース会社と保守の会社が別のことがあります。
台帳の行
複合機のリース
この部品を決め直す困りごと
  • 電話機・複合機のリースの満了や交換を勧められた
  • 事務所を移転する。電話番号・回線・複合機・Wi-Fi
  • 電話やネットを見ていた人が辞めた。契約先が分からない
  • INSネット（古いデジタルの電話回線）の電話とFAXが終わる
記事

Wi-Fiルーター・セキュリティの箱

事務所の無線と、ネットの入口の箱。誰が置いた箱か。

契約の持ち主（よくある形）
業者が置いた物か、社内の誰かが買った物か。分からないことが珍しくありません。
台帳の行
Wi-Fi・ルーター・セキュリティの箱
この部品を決め直す困りごと
  • 業者から「回線を替えると安くなる」「セキュリティの箱（UTM）を」と提案が来た
  • 事務所を移転する。電話番号・回線・複合機・Wi-Fi
記事

ホームページとメール「@の後ろ」・サーバ・メール

会社の名前（「@の後ろ」）と、ホームページと、メール。

契約の持ち主（よくある形）
制作会社か、前任者の名義のことがあります。
台帳の行
ホームページとメール
この部品を決め直す困りごと
  • 電話やネットを見ていた人が辞めた。契約先が分からない
記事
中身の図（担当者・業者向け）
ホームページとメール、パソコンとアカウントの中身の図 →

パソコンとアカウント社員のログイン・書類・控え

人ごとのログインとパスワード、共有の書類とその控え。

契約の持ち主（よくある形）
前任者1人だけが管理者、のことがあります。
この部品を決め直す困りごと
  • 電話やネットを見ていた人が辞めた。契約先が分からない
記事
中身の図（担当者・業者向け）
ホームページとメール、パソコンとアカウントの中身の図 →

台帳に、パスワードそのものは書きません。いちばん近い期限は、自分の予定表にも入れておきます。