会社のメールを複数人で共有している。info@を残して個別管理する判断表

会社のメール1つを数人で共有。運用を見直したい。

Gmailなら有料化前の整理へ。

この記事で出来ること

代表アドレスと個人の権限を整理し、今の業者に設定方法と費用を1通で聞ける

前提

専門知識は不要。ホームページとメールの請求書があれば足ります

今日の一歩

文面を送るのは今日。測った時間ではありません

1つを皆で使い続けるデメリットは、社員の側から先に出る

• 誰かが開くと全員の画面で既読になり、まだ誰も対応していないことに気づけない（数名の会社の社員、2025年）
• 人事や給与のメールまで皆に見える。パスワードをかけたら管理者に止められた（社員、2025年）
• 辞めた人あての仕事のメールが、取引先から届く（少人数の会社の社員）
• 皆が同じパスワードを知っているので、変えないままだと辞めた人も入れる

私ならこうする: info@ は残し、中のやり取りを1人1つに分ける

個人宛ての連絡と会社の窓口を分けます。人事・給与は本人だけに届くようにし、info@ は残します。対応漏れには、返信担当を決める運用も必要です。

代表アドレスの共有と、パスワードの共有は別です。 Microsoft 365 の共有メールボックスは各自のアカウントに権限を付けて使います（公式説明）。今の業者でも同様の運用ができれば、買い替えは不要です。少人数・事故なしを理由に、パスワードの共有を続けてよいとは判断できません。

費用は今の契約次第です。まず業者に聞きます。

先に決めるのは「どの製品を買うか」ではなく、今の契約で分けられるか

請求書で現在の月額と契約先を確かめ、利用人数と、代表アドレスを使う人を数えます。次の表の「自社で確認すること」を埋め、空欄は業者への質問に回してください。金額や権限を推測で埋めないでください。

判断の出口：個別ログイン・退職者の権限解除・代表アドレスの運用が今の契約でできるなら、移行は不要です。できない場合だけ、追加機能と移行を総費用・作業・必要機能で比べます。業者の回答が来るまでは製品を決めません。

業者に送る確認文: 回答後の選択

文面（メールを預けている業者の担当者へ。メール）

○○株式会社 △△様

いつもお世話になっております。当社のメール（@○○.co.jp）について、社内で「1人1つのアドレスに分けるか」を決めたいので、次の点を教えていただけますか。

①今の契約で作れるアドレスの数。1人1つ（○人分）作る場合に増える月額・初期費用・作業費

②代表の info@ は残し、届いたメールを数人に同時に配ることはできるか

③今の info@ に届いている過去のメールは、分けた後も残るか

④各自のログインで info@ を閲覧・送信し、退職した人の権限だけを外せるか。その場合の費用

○月○日までにお返事いただけると助かります。よろしくお願いいたします。

宛先は、ホームページとメールの請求書の差出人で見ます。分からないときは契約先が分からないときに、どこに何を聞くかへ。

返事が来て、今の契約のままでは必要な権限を満たせないと分かったら、次を比較します。

1. 今の業者で機能を追加する。追加後に必要な権限管理ができるなら、移行せずに済みます。月額と作業費を確認します
2. Google Workspace。メールに加えて、予定表と書類置き場も皆で使いたい会社向け。info@ は無料のグループのアドレスで残せます。この下のリンクから申し込むと、このサイトに紹介料が入ります
3. Microsoft 365（公式の案内）。Word・Excel を毎日使う会社向け。info@ は共有の受信箱で残せ、本体は50GBまで個別ライセンス不要（各利用者はExchange Online契約が必要。追加機能は別条件）

ほかのソフトも替えるか迷う場合は、購入前の条件整理へ。