小さな事業のIT手帖

ホームページとメール、パソコンとアカウントの中身担当者・業者向け

全体図の部品「ホームページとメール」「パソコンとアカウント」を開いた中身です。業者と話すときや、作業をする人が見る図です。社長が見るのは、契約の台帳の行だけで足ります。

ホームページとメール、パソコンとアカウントの中身（中身の図）会社の名前（ドメイン）の登録先で住所録（DNS）を指定し、住所録が看板（Webサイト）の場所と郵便受け（メール）の届け先を答える。社員の名簿（アカウント）がメールを人ごとに発行し、書類棚（ファイル共有）を誰が開けるかを決める。書類棚は控え（バックアップ）に写し、電源の機器が停電から守る。全部にまたがるのが、契約の持ち主（契約の名義とログイン情報）。回線・端末・業務ソフトは全体図の別の部品で扱う。契約の持ち主契約の名義とログイン情報　＝ 全部の部品にまたがる登録先で指定サイトの場所メールの届け先人ごとに発行誰が開けるか写しを取る停電から守る全体図の別の部品会社の名前ドメイン住所録DNS・ネームサーバー看板Webサイト・サーバ郵便受けメール社員の名簿と入館証アカウント・パスワード書類棚ファイル共有・NAS控えバックアップ電源と機器UPS・雷対策・モニター出入口回線・Wi-Fi・ルーター机の道具パソコン・スマホ・複合機帳簿と道具箱会計・請求・業務ソフトホームページとメール、パソコンとアカウントの中身（中身の図）会社の名前（ドメイン）の登録先で住所録（DNS）を指定し、住所録が看板（Webサイト）の場所と郵便受け（メール）の届け先を答える。社員の名簿（アカウント）がメールを人ごとに発行し、書類棚（ファイル共有）を誰が開けるかを決める。書類棚は控え（バックアップ）に写し、電源の機器が停電から守る。全部にまたがるのが、契約の持ち主（契約の名義とログイン情報）。回線・端末・業務ソフトは全体図の別の部品で扱う。契約の持ち主契約の名義とログイン情報全部の部品にまたがる登録先で指定サイトの場所メールの届け先人ごとに発行写しを取る停電から守る全体図の別の部品会社の名前ドメイン住所録DNS・ネームサーバー看板Webサイト・サーバ郵便受けメール社員の名簿と入館証アカウント・パスワード書類棚ファイル共有・NAS控えバックアップ電源と機器UPS・雷対策・モニター出入口回線・Wi-Fi机の道具パソコン・複合機帳簿と道具箱会計・業務ソフト
箱が部品です。上の行はふだんの言葉、下の行は業者が使う正式な名前。線はつながり、点線の箱は全体図の別の部品で扱うもの。箱を押すと、下のその部品の欄へ移ります。

部品は、こうつながっている

困りごとの多くは、部品そのものではなく、つながりの所で起きます。

  1. 会社の名前 → 住所録登録先で指定
    どの住所録（ネームサーバー）を使うかは、ドメインの登録先の管理画面で指定する。住所録が登録先の「おまけ」だと、移管のときに一緒に消える。 くわしく
  2. 住所録 → 看板サイトの場所
    住所録が、サイトを置いたサーバの場所を答える。引っ越しは、新しい側を先に完成させてから住所録を書き換える。 くわしく
  3. 住所録 → 郵便受けメールの届け先
    住所録のMXという行が、メールの届け先を答える。この行を写し忘れると、メールだけが届かなくなる。 くわしく
  4. 社員の名簿と入館証 → 郵便受け人ごとに発行
    メールは名簿の1人ずつに発行される。退職のときは消す前に止め、メールの行き先（転送など）を先に決める。 くわしく
  5. 社員の名簿と入館証 → 書類棚誰が開けるか
    書類棚の権限は、個人ではなく名簿のグループに付ける。名簿が整っていないと、権限も退職者の処理も崩れる。 くわしく
  6. 書類棚 → 控え写しを取る
    書類棚の中身は、別の場所に世代つきで写して初めて戻せる。RAIDが守るのはディスクの故障だけ。 くわしく
  7. 電源と機器 → 書類棚停電から守る
    UPSに載せるのはNASとルーターだけ。停電の瞬間に書き込み中のNASが落ちるのを防ぐ。 くわしく

この図の外の部品

点線の3つは、全体図の別の部品として扱います。

部品ごとの、よくある困りごと

契約の持ち主契約の名義とログイン情報

下のすべての部品にまたがる話。それぞれの契約が誰の名義で、管理画面に誰が入れるか。

止まると何が起きるか
誰も払っていない契約の期限が静かに来る。誰も入れない管理画面が残る。会社のITが止まる原因の多くは、故障ではなくこの2つです。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
制作会社か前任者。自社では誰も持っていない、が珍しくありません。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（9本）

会社の名前ドメイン

example.co.jp のような、インターネット上の会社の名前。年ごとの更新で借りている物です。

止まると何が起きるか
期限が切れると、サイトもメールも同時に止まる。壊れたのではなく、決まりどおりに止められます。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
制作会社、または前任者個人の名義になっていることが多い。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（7本）

住所録DNS・ネームサーバー

「この名前のサイトはここ、メールの届け先はここ」と答える住所録。どの住所録を使うかは、ドメインの登録先で指定します。

止まると何が起きるか
住所録を替えるときに行を写し忘れると、サイトは見えるのにメールだけ届かない、が起きる。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
ドメインの登録先かサーバ会社の管理画面の中。入れるのは制作会社だけ、が多い。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（4本）

看板Webサイト・サーバ

会社のサイトと、それを置いているサーバ。

止まると何が起きるか
サイトが表示されなくなる。サーバにメールも載せている会社は、乗り換えの順番を間違えるとメールも止まる。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
制作会社。支払いだけは自社のカード、ということもあります。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（2本）

郵便受けメール

会社のアドレスで送り、受け取る仕組み。

止まると何が起きるか
受注も問い合わせも取引先との連絡も止まる。設定の不備だと、送ったメールが相手の迷惑メールに入る。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
サーバ付属のメールなら制作会社。Microsoft 365・Google Workspace なら、前任者が唯一の管理者、が多い。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（7本）

社員の名簿と入館証アカウント・パスワード

誰が社員で、何に入れるか。アカウント、パスワードの記録場所、2要素認証、管理者の権限。

止まると何が起きるか
退職者が入れるままになる。管理者が前任者1人だけだと、新しい人のアカウントを誰も作れなくなる。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
前任者1人。2要素認証が、その人の個人のスマホに結び付いていることがある。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（6本）

書類棚ファイル共有・NAS

共有フォルダ。事務所のNASか、クラウドのストレージ。

止まると何が起きるか
共有フォルダが開けないと仕事が止まる。権限を個人に付け足していくと、誰が何を見られるのか誰にも分からなくなる。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
NASの管理者パスワードは、導入した業者か前任者。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（1本）

控えバックアップ

書類棚やパソコンの中身の写しを、別の場所に持つこと。

止まると何が起きるか
普段は何も起きない。消した日・壊れた日に、戻せないと分かる。RAIDもクラウドの同期も、控えの代わりにはなりません。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
設定した人だけが、どこへ・いつ取っているかを知っている。
よくある困りごと

電源と機器UPS・雷対策・モニター

停電と雷から機器を守る物と、机まわりの機器。

止まると何が起きるか
停電や雷で、NASやルーターが落ちる・壊れる。
契約とログイン情報は、誰が持っていることが多いか
ログイン情報はほぼ無い。型番と購入日を控えておく。
よくある困りごと
この部品のほかの記事（1本）

契約の名義と期限は、契約の台帳の「ホームページ」「メールと@の後ろ」「社員のアカウント」の行に書き出します。パスワードそのものは書きません。